Por Daniel Colombo |
Dentro de la psicología aplicada a la productividad personal y profesional, existe la llamada “Ley de Parkinson”, enunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957. Fue un historiador naval británico autor de unos sesenta libros, incluyendo ficción histórica, y vivió entre 1909 y 1993. No guarda relación con la enfermedad del mismo nombre.

Parte de tres leyes fundamentales:

–       “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.

–       “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”.

–       “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia” (Parkinson la llamaba ley de la trivialidad).2​3​

Una pregunta inicial para empezar a organizar tu tiempo es: ¿de qué depende la duración de una tarea? Hay varias formas de responderla: por ejemplo, teniendo en cuenta de qué tarea se trata, o bien, la experiencia que tenemos para concluirla, o las condiciones bajo las que la realizamos.
Sin embargo, todas estas respuestas encierran el gran dilema del gerenciamiento del tiempo: el periodo de tiempo del que disponemos para que esté realizada.

·      Las 3 leyes explicadas

1.     “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.

Con esta frase Parkinson empezó un discurso en 1957, que no refería al tema de la productividad, sino a la burocracia en las organizaciones. Una cultura de tipo burocrática tiende a fomentar la creación de subordinados y de trabajo en forma innecesaria.
Esta primera ley se conecta con la tendencia de la inmensa mayoría de las personas a procrastinar (postergar) y complejizar una tarea, cuanto más tiempo tengas para hacerla.
Quiere decir que, aunque sea una tarea sencilla, si la postergas, tendrás la idea de que es sumamente compleja para ejecutar, y por eso, la harás mucho más complicado tu desempeño.
Ejemplo: en un manejo del tiempo normal, se da una tarea y no se establece claramente cuánto tiempo hay que dedicarle; o se establece un plazo exagerado (digamos, 3 días); por eso, se la posterga, la dejas para último momento, y tienes la sensación de que estás sobrepasado de tareas.
En el manejo del tiempo según Parkinson, si por ejemplo fijaras 1/5 del tiempo anterior, serás más productivo asignando menos tiempo a cada tarea, y creando límites que si o sí necesitarás respetar.
Dijo Parkinson: “Si queremos disparar nuestra creatividad y nuestra productividad, lo mejor es limitar la cantidad de tiempo y de recursos disponibles para una tarea”.

2.     “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”

Esta ley explica por qué nunca sobra dinero, a pesar de que puedas aumentar los ingresos. Es típico en una empresa de cualquier rubro, o un negocio, y también aplicable a finanzas personales.
Esto sucede porque, a medida que más dinero nos ingresa, más gastas, más te comprometes con responsabilidades financieras, y lo que termina pasando es un fin de mes -o antes- en cero en tus cuentas, o con cifras en rojo.
Ejemplo: una persona tiene un salario de $ 30.000.- Vive al día y termina cada mes sin un centavo. Al mes siguiente se esfuerza mucho en su labor y consigue un aumento a $ 35.000.- Vive al día y termina cada mes sin un centavo. ¿Te suena conocido?
Aplicando esta Ley según Parkinson, se puede modificar esta conducta de gastar más cuanto más si tomas ese aumento de ingresos, lo divides en dos partes: la mitad para consumir y mejorar tu calidad de vida; y la otra, directo a una cuenta de ahorro.
O en 3: una para consumir, otra para ahorrar, y otra, para invertir en un proyecto que te permitirá generar más ingresos adicionales.

3.     “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”

Parkinson la llamaba ley de la trivialidad, y también es conocida como “bikeshedding” (estacionamiento de bicicletas), la que se refiere a lo desproporcionado del peso o importancia que se le da a las cosas triviales, en la vida y en el ámbito de las empresas.
Cuanto más sencillo es el tema a resolver en un comité o reunión, más tiempo se le dedicará. Muchas veces esto obedece a que se lo pone en la mesa ante personas que no debieran decidir de esas cosas; o ante la imposibilidad del líder de tomar decisiones -y su miedo a hacerlo-; o bien, su inhabilidad para delegar y confiar en las demás personas, incluso en temas menores.
El ejemplo que inspiró a Parkinson ilustra al respecto: lo demostró cuando hizo notar el excesivo tiempo de discusión que empleó un comité de finanzas en una ciudad para determinar si era ventajoso o no montar con refugio para bicicletas; versus la velocidad con la que autorizó construir un reactor atómico.
¿Parece ilógico, ¿verdad? Sin embargo, es común que suceda así.  Lo cierto es que, en ese caso, la construcción de la planta de energía nuclear es algo complicado, y los miembros de la comisión eran incapaces de entender los temas específicos.
Entonces, ese tema recibe muy poca discusión debido a dudas que nadie quiere aclarar para no parecer imbécil frente al resto, y quedar como un ignorante. Entonces, se confía en los que verdaderamente saben al respecto y se decide rápido. Con las bicicletas pasa exactamente todo lo contrario: todos quieren opinar, todos tienen una visión al respecto, y por eso algo tan sencillo demora tanto tiempo.
Por otro lado, construir un refugio para bicicletas implica más tiempo y dinero; sin embargo, hacer un aparcamiento de los que hoy conocemos, es mucho más rápido, accesible y económico.

·      Cómo actuar según la Ley de Parkinson

1.     Ser consciente si pierde tiempo. Ya conoce las reglas.
2.     Compartir este conocimiento con el resto del equipo o colaboradores.
3.     Delegar las tareas menores y enfocarse sólo en los temas muy importantes y relevantes.
4.     Confiar en que otros podrán hacer un muy buen trabajo en todos los temas que se necesitan resolver rápido.
5.     Establecer un estricto límite de tiempo en todas las tareas y gestiones.
6.     Reunir toda la información de antemano, antes de ponerse a escribir un informe o un material que requerirá juntar varias partes.
7.     Hacer reuniones altamente efectivas (no deberían durar más de una hora, salvo excepciones).
8.     Trabajar con una agenda y llevar al día el control del tiempo.
9.     Hacer un tablero de control o flujo de proyectos, para saber en qué estado se encuentra cada cosa (Pendiente / En proceso / Terminado)
10.  Involucrar sólo a las personas indicadas; no es necesario que todos estén en todo.
11.  Establecer por escrito los procedimientos de cada una de las tareas y acciones más frecuentes.
12.  Corregir desvíos de inmediato.
13.  Ser rápido para tomar decisiones, sobre todo en las cosas más fáciles.